Koordinace velkého týmu v řádu stovek lidí si žádá pokročilý a sofistikovaný systém, který manažerům dovolí evidovat byznys jednoduše a fungovat 100% efektivně.
Česká společnost SVTECH se zabývá instalacemi silnoproudých a slaboproudých systému pro průmyslové, bytové a administrativní stavby.
Disponuje týmem zkušených a kvalifikovaných odborníků, kteří pracují na zakázkách nejen v celé ČR, ale také v ostatních zemích Evropské unie.
Dříve vládl excel, další excel a papírová evidence
V SVTECH si za léta fungování zvykli na evidenční systém projektů, zákazníků a personálních nákladů na bázi excelových tabulek a tištěných evidenčních listů zaměstnanců. Tento systém ale dlouhodobě nezvládal tempo rozvoje firmy.
Jak obchod rostl, rostla také administrativa s ním spojená.
Zadání v pár větách
V prosinci 2019 jsme při první informační schůzce vyslechli zadání. Znělo jasně:
„Potřebujeme efektivně řídit firmu, lépe plánovat a kontrolovat stav zakázek.“ „Čas jsou peníze.“
„Navrhněte modul, který evidenci jednotlivých firemních zakázek propojí s evidencí personální agendy.“
První verze běžela za 3 měsíce
Vývoj firemního informačního systému na míru není jednoduchý a jeho proces vyžaduje maximální naslouchání. Platforma je „živý organismus“, který se vyvíjí a posouvá tak, jak zákazník zjišťuje jeho nekonečné možnosti.
První měsíc probíhalo hlavně mapování potřeb, jejich překlápění do digitálního workflow a zpracování vizualizací "obrazovek" systému. Až na nich získá většina lidí představu, co systém obsahuje, co umí a jak by vlastně mohl fungovat.
Po dalším měsíci práce na vývoji a měsíci testování funkcionalit v praxi jsme SVTECH konečně mohli představili jejich nový informační systém.
Jeho hlavní know-how spočívá v tom, že firma na jednom místě eviduje veškeré informace o jednotlivých zakázkách, smlouvách, projektech, nákladech a konečně také personální agendě spojené s každým projektem. Zadávání dat do systému funguje online.
Jak se jim pracuje dnes?
Všechna důležitá data se přehledně shromažďují na jednom místě.
Vzniklo centrální úložiště dokumentů a automatizovaný systém, který zobrazuje data o ekonomice jednotlivých zakázek a to online, takže jsou dostupná kdykoliv a odkudkoliv.
Díky jednoduchému systému filtrace informací mohou mít majitelé ve vteřině přístup k organizačním i ekonomickým výsledkům jednotlivých zakázek, a tak lépe a efektivně plánovat.
V případě SVTECHu nový systém evidence a plánování znamená ušetřené roční náklady v řádech statisíců korun.
20
uživatelů aplikace
400 tis.
roční úspory
3 měsíce
začátek používání systému
Informační systém od Digital Solutions zásadně pomohl celkové standardizaci chodu firmy. Vše je díky němu jednotné a navíc je možné pracovat odkudkoliv. V dnešní době zásadní benefit především v rámci home-office. Největším přínosem spolupráce s Digital Solutions byla rychlá komunikace při řešení jednotlivých zadání a hlavně pomoc při promýšlení jednotlivých funkcionalit našeho informačního systému. Nyní je to úplně jiná práce. Dříve jsme využívali velké množstvích nepravidelně aktualizovaných tabulek, informace se během zakázky ztrácely mezi zaměstnanci. Nyní máme vše na jednom místě a to nám šetří mnoho úsilí i času.
Ing. Zdeněk Vítek
Honza Kopp
