Zadání

"Chceme se konečně zbavit papírů a dotáhnout digitalizaci obchodního procesu leasingových smluv. Zákon nám to konečně umožňuje. Rozhodli jsme se pro DigiSign a potřebujeme dodělat “pár věcí”. Hlavně rozesílku dokumentů, aby každý dostal a podepsal jen to, co dostat má." To bylo rámcové zadání, které jsme dostali.

Základní požadavky naplnil DigiSign rovnou

• zajistit AML ověření pomocí BankID (požadavek zákona proti praní špinavých peněz)

• fungování pro vícestranné obchody typu B2B2B

• nenutit uživatele cokoli instalovat

• podporovat české právní a procesní reálie a zvyklosti

• digitálně podepsat dokumenty

• integrovat podepisování do firemních systémů prostřednictvím API

Zakázkové úpravy

Upravit funkčnost SaaS software na míru chce a dokáže málokterý poskytovatel. My s tím počítali už při návrhu informační architektury DigiSignu, a díky tomu si mohou klienti přizpůsobit podpisové workflow svým potřebám.

Podpisové matice - každému jen to, co jeho jest

“Kvůli přehlednosti jsme požadovali udržet dokumentaci k obchodnímu případu “v jednom balíku” a veškeré podpisy vyřídit na minimum kliknutí & ověření.”
Pavel Synek, Business analyst and Project manager ve SGEFu

Leasingové smlouvy jsou komplikované. Jak to funguje?

Sadu leasingových smluv totiž tvoří více dokumentů, které podepisují různé subjekty. Typicky to bývají: leasingová společnost (SGEF), zákazník, dodavatel, ručitel a provozovatel. Smluvní dokumenty jsou většinou: leasingová smlouva, zajišťovací převod vlastnického práva, ručení, vinkulace, splátkový kalendář.

Celé to musí fungovat tak, že si SGEF do jednoho prostoru (podpisové obálky) připraví veškeré dokumenty k podpisu a “jen” určí, který dokument kdo dostane k podpisu či na vědomí. 

Delegování podpisu - ať může podepisovat kdokoli

V praxi často není jasné, kdo konkrétně bude za firmu podepisovat. Firmy mají více jednatelů, prokuristu i zplnomocněné vedoucí pracovníky. A pro platný elektronický podpis je potřeba vědět, kdo dokument fakticky podepsal. Ve světě digitálního podepisování se to zajišťuje pomocí kontaktních údajů konkrétního příjemce - telefonní číslo, e-mailová adresa.

SGEF potřeboval zajistit, aby si firma mohla interně rozhodnout, kdo dokumentaci podepíše a nemusely se kvůli tomu měnit údaje v dokumentech a ty znovu rozesílat.

Vyvinuli jsme funkci "delegování podpisu", kdy stačí e-mailem přeposlat výzvu k podpisu "komukoli" a daný adresát může dokumentaci podepsat pomocí Bankovní identity. Ta s sebou totiž nese údaje o podepisujícím, my ty údaje vložíme do dokumentu i průvodní auditní stopy. Je tak průkazné, kdo dokumentaci podepsal.

Podpisové archy - protože klikat nikoho nebaví

Technickou komplikací při automatickém generování smluvních dokumentů je vkládání podpisových polí - tedy místa, kde se má konkrétní člověk za konkrétní organizaci podepsat.

Vyřešili jsme to vložením nové stránky na konec dokumentu, kam vkládáme jedno pole pro podpisy za druhé. Na papíře by to vypadalo divně, v digitálu to vypadá i esteticky. A hlavně žádné přetahování políček myší, žádné naklikávání podepisujících, všechno se děje automaticky.

Desítky procesních drobností

• přihlašování do aplikace přes Azure Active Directory

• rozšíření a prodloužení API logu, filtrování nad ním

• rozšířená správa a kontroly podpisových certifikátů

  • vyhodnocovat jejich platnost

  • vyhodnocovat shodu jmen v certifikátech a podepisovaných dokumentech

  • administrátoři mohou exportovat údaje o certifikátech

• doplnit k podpisovým obálkám další textová pole pro interní informace

• doplnit funkční pole pro označení smluvní strany a funkci